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SCRIVERE UNA E-MAIL

umberto santucci

Vantaggi dell’e-mail
L’e-mail è un mezzo di comunicazione molto potente e funzionale. Costa pochissimo e permette di inviare un messaggio in pochi secondi in qualunque parte del mondo. Di fronte al telefono è asincrono, non c’è bisogno di avere l’interlocutore presente all’altro capo della linea, e non c’è il problema di trovare occupato. Di fronte alla posta è più rapida e meno costosa. Di fronte ad incontri e riunioni, se in questi incontri ci si scambiano solo informazioni, le stesse possono essere scambiate meglio con l’e-mail.
Tutto ciò quando si comunica da una persona all’altra. Se una persona vuole comunicare con più persone, può inviare una lettera a numerosi indirizzi con un solo clic di mouse.
Infine la posta elettronica fa risparmiare la carta e il trasporto di lettere, dal treno al portalettere.

Come scrivere
Una e-mail si può scrivere in modo molto spontaneo e informale. Tuttavia per scrivere lettere professionali, rimando a www.mestierediscrivere.com, capitolo “Scrivere per il web”, dove ci sono tutti i consigli necessari.

Dal txt alla rich mail
Se scriviamo una lettera su carta abbiamo il pieno controllo dell’impaginazione, della carta, dell’aspetto finale della lettera. Se invece scriviamo una e-mail, non sappiamo con quale programma la leggerà il nostro destinatario. Abbiamo così due possibilità. Scrivere in formato ASCII, o txt, oppure in HTML. Ci sono programmi di posta come Outlook Express che permettono di scrivere e leggere messaggi in ambedue i modi. Il formato ASCII può essere standard o esteso. Nel primo, pensato per l’inglese, non ci sono le vocali accentate e i caratteri speciali che si usano in altre lingue come l’italiano o il francese. Nel secondo ci sono questi caratteri. Con l’HTML l’e-mail può assumere l’aspetto di una pagina web, con colori, caratteri di forma e grandezza diverse, grafica, animazioni. Questo tipo di lettera si chiama rich mail, e viene usata prevalentemente da mailing pubblicitari o da webzine e newsletter che vengono spedite in mailing.
Se dobbiamo scrivere lettere di solo testo che devono andare in tutto il mondo, dobbiamo usare il formato txt standard. Quindi scriveremo le nostre accentate con l’apostrofo invece che con l’accento. Se invece scriviamo per una intranet, e siamo sicuri che i nostri destinatari usano un programma di lettura html, possiamo impaginare la nostra lettera con grafica, colori, elenchi puntati, fino ad arrivare alle rich mail più rutilanti.
I puristi del web preferiscono il txt standard, e storcono il muso di fronte alle rich mail. Quelli che usano internet senza porsi tanti problemi, e usano il sistema di posta che trovano installato sul proprio pc, non apprezzano neanche la differenza, e scrivono come capita. Il rischio che corrono è che se chi legge ha un programma simile al loro, va tutto bene. Altrimenti al posto delle vocali accentate vedrà strani gruppi di caratteri incomprensibili.
Tuttavia ormai i programmi di posta evoluti sono molto diffusi. Quindi, specialmente quando si scrive a persone conosciute e in italiano, a mio avviso si può scrivere come si vuole. Immagino che i prossimi software tradurranno da soli un codice con l’altro, presentando all’utente il testo sempre leggibile e pulito.

Allegati
Con l’e-mail è possibile inviare documenti lunghi, immagini, suoni, “allegandoli” alla lettera stessa. Tuttavia gli allegati vanno usati con molta cautela. Non devono essere troppo ingombranti, perché occuperebbero per molto tempo il computer di chi riceve, e a sue spese. Quindi la cosa non è gentile da parte del mittente. Se si devono mandare materiali “pesanti” è meglio comprimerli e allegare il file “zippato”. Anche se sono troppo brevi e di solo testo, è meglio non spedirli come allegati, ma incollarli dentro la lettera. Se si devono mandare molti allegati, invece di allegarli tutti ad una sola e-mail è meglio dividerli in più e-mail che verranno scaricate più velocemente dal destinatario.

Caramelle dagli sconosciuti
A proposito di allegati, è bene “non accettare caramelle da sconosciuti”. Spesso arrivano strane lettere che hanno allegati eseguibili con nomi del genere: HDAKHSGD.EXE. Quando ricevete un allegato del genere, cancellatelo subito senza aprirlo, perché è un virus! Anche se è allegato ad una lettera di un mittente conosciuto, buttate tutto lo stesso perché ci sono virus che prendono lettere dalla vostra casella e le usano come schermi o “cavalli di Troia” per allegarci il file incriminato. Nel caso scrivete a quella persona e avvertitela che avete ricevuto una sua lettera ma avete buttato tutto. Se era un programma utile ve lo rimanderà con le dovute spiegazioni.

Rispondere
La buona educazione vuole che si risponda sempre ad una lettera arrivata per posta. Nel caso dell’e-mail è talmente facile rispondere, che è imperdonabile non farlo. Anche nel caso di posta indesiderata è meglio rispondere per dire di essere tolti dalla lista di indirizzi.
Nei programmi di posta elettronica c’è un pulsante “rispondi”. Basta cliccarlo per aprire una lettera pronta per essere scritta e spedita. Accanto c’è il pulsante “rispondi a tutti”, molto utile se stiamo lavorando con un gruppo di persone e vogliamo inviare le lettere a tutti i componenti del gruppo.

Lettere circolari e liste
Quando si vuole inviare la stessa lettera a più persone, si possono scrivere i rispettivi indirizzi separati da un punto e virgola. Oppure si può mandare la lettera al destinatario principale, e per conoscenza agli altri. In questo caso gli indirizzi si scrivono sulla riga cc (carbon copy). Se si vuole mandare la stessa lettera a più persone, senza che l’una sappia dell’altra, si può usare la riga ccn. In questo caso ognuno riceverà la sua lettera senza sapere a chi altro è stata mandata. Questo espediente è raccomandabile quando si mettono insieme indirizzi eterogenei. In questo caso qualcuno potrebbe non gradire che il suo indirizzo sia mandato ad altri, quindi è meglio tenere gli indirizzi nascosti.
Poiché, sempre separandoli col punto e virgola, si possono scrivere quanti indirizzi si vuole, è molto facile spedire lettere circolari. A tal proposito molti siti, come questo stesso, hanno un servizio di mailing list con cui informano periodicamente una lista di persone interessate. Ci sono programmi speciali che gestiscono automaticamente liste anche molto numerose.
Ma proprio perché è così facile spedire circolari alle mailing list, la buona educazione di rete, e spesso i regolamenti dei provider, impediscono di farlo con leggerezza, altrimenti si cade nel peccato di “spamming”.

Spamming e opt-in
Lo spamming è l’invio di posta indesiderata, con contenuto propagandistico o pubblicitario, o addirittura offensivo o provocatorio. Se riceviamo una lettera da qualcuno che ha “pescato” il nostro indirizzo da qualche parte, in fondo alla lettera ci dovrebbe essere un messaggio del genere: “se non desideri ricevere altre lettere del genere, scrivi qui”. Questa forma di cortesia si chiama opt out, e cioè “scelta di uscire”. E’ come se il mittente si fermasse sulla porta e chiedesse il permesso di entrare. Se non lo riceve se ne va e non torna. Oppure si può chiedere con una lettera generica o con una pagina del sito se vogliamo ricevere informazioni. Questa procedura si chiama “opt in”, e cioè “permesso per entrare”.
Per evitare lo spamming si può chiedere un’iscrizione alla lista da una pagina del sito. Ovvero io arrivo su un sito, e se gli argomenti mi interessano chiedo espressamente di essere tenuto al corrente delle novità. In tal modo anche se ricevo informazioni su prodotti e prezzi, non si tratta di spamming perché l’ho chiesto io. Anche in questo caso tuttavia la lettera periodica che si riceve reca in fondo l’avvertimento che se vogliamo possiamo farci cancellare dalla lista.
A questo genere di uso scorretto appartengono le “catene di S. Antonio”. E’ stato provato più volte che temi anche molto toccanti come bambini malati e minoranze perseguitate rimandavano a siti inesistenti. Quindi non si deve mai temere di interrompere una catena del genere.
Nel web ci sono molti modi di chiedere il permesso di inviare una lettera, quindi se riceviamo una lettera senza aver dato il nostro permesso, possiamo tranquillamente cestinarla, magari inviando una protesta al mittente.
Su spamming e ultime decisioni europee, vedi www.apogeonline.com/webzine

Come archiviare la posta
Dopo i primi entusiasmi nell’uso della posta elettronica non sappiamo più come gestirla. Alcuni stampano tutte le lettere, ma così facendo restano con il problema dell’archiviazione cartacea. Altri, come me, non stampano più nulla, ma non sanno come ritrovare i carteggi persi nei meandri dell’hard disk.
Che fare? Io consiglio di creare cartelle e sottocartelle nell’hard disk, per ogni cliente, argomento, tema. Personalmente apro un file Word su cui scrivo la lettera che poi copio e incollo in Outlook per spedirla. Quando ricevo la risposta la copio da Outlook e la incollo nel file word, su cui scrivo la risposta. Salvo tutto con il nome del carteggio, per esempio “luglio 2001”. In questo modo con un paio di clic apro subito quello che mi serve. Il sistema è un po’ macchinoso ma io mi ci trovo bene.
C’è chi archivia tutto in cartelle e sottocartelle all’interno di Outlook. Va anche bene, ed è molto più semplice del mio sistema. Tuttavia i carteggi, invece di risiedere in file separati, stanno tutti in un file unico, che in alcuni casi può diventare molto voluminoso e difficile da trasferire su altri computer o su cd-rom.
Oltre ad aver memorizzato i documenti nell’hard disk, è bene farne ogni tanto una copia su cd-rom, nel caso che capiti qualche guaio all’hard disk.

E-mail e web
L’e-mail si integra bene con il web, perché rende la comunicazione interattiva. Quando navigo in un sito, posso solo leggerne i testi e vederne le immagini. Se il sito mi propone un indirizzo di e-mail io posso comunicare, esprimere un mio parere, fare una richiesta. Il sito può proporre una o più comunità virtuali che si articolano intorno a mailing list e forum di discussione. L’e-mail inoltre può essere un ottimo strumento di segnalazione di siti.

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